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Aufbewahrungspflichten und Fristen

Prinzipiell beträgt die abgabenrechtliche Aufbewahrungspflicht sieben Jahre. Sie gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Einkünfteerzielung. Dazu zählen:

Beispiel: Eine mit 3.1.2017 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2024 aufbewahrt werden. Erst am 1.1.2025 darf man die Buchhaltungsunterlagen 2017 samt den zugehörigen Belegen vernichten.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung des Beleges vorgenommen wurde. Bei einem vom Kalenderjahr abweichendem Wirtschaftsjahr läuft die Frist von dem Kalenderjahr, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen. Es muss dabei aber die Unveränderbarkeit der Belege gewährleistet werden.

Für folgende Unterlagen bestehen längere Aufbewahrungspflichten: Gesellschaftsrechtliche Unterlagen sowie Verträge (relevante Kaufverträge, Mietverträge, Arbeitsverträge für aktive Dienstnehmer, etc.) sollen jedoch aus Beweissicherungszwecken länger aufbewahrt werden.

Sanktionen bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen

Werden die Belege und Aufzeichnungen nicht fristgerecht aufbewahrt, kann dies in einer Schätzung der Einnahmen und Ausgaben durch die Abgabenbehörden enden. Derartige Schätzungen sind oftmals nicht im Sinne der Steuerpflichtigen und können ohne ordnungsgemäße Belege auch nur schwer bekämpft werden.

Darüber hinaus stellt die vorsätzliche Nichtaufbewahrung der Unterlagen eine Finanzordnungswidrigkeit dar, welche eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000,00 nach sich ziehen kann.

Checklisten:

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